Qu’automatiser dans votre agence de prospection ?
Six étapes pour choisir une première automatisation utile à vos campagnes.
1. Suivez une campagne du fichier au compte rendu
Notez les manipulations réalisées à la réception du fichier client, lors du lancement, puis pendant le suivi. Repérez les copies de données, les remises au bon format et les calculs refaits à la main. Identifiez la personne qui connaît chaque étape.
2. Choisissez une tâche répétée et délimitable
Trois points de départ possibles : préparer les fichiers selon les exclusions du client, traiter les anomalies avant import ou réunir les données du rapport hebdomadaire. Choisissez une étape avec une entrée, des règles et un résultat vérifiable.
3. Vérifiez ce que vos logiciels savent déjà faire
Examinez les fonctions de votre CRM, de votre outil d’appels et de vos connecteurs. Demandez quels accès et abonnements sont nécessaires. Un développement sur mesure est pertinent lorsque le besoin reste mal couvert, par exemple à cause de règles différentes pour chaque client.
4. Mesurez le temps complet de la tâche
Relevez la durée observée et le nombre d’occurrences. Incluez les vérifications, les corrections et les cas inhabituels. Le simulateur de temps gagné donne une estimation à partir de vos hypothèses ; le pilote servira à la confronter au travail réel.
5. Définissez les règles et les exceptions
Précisez les champs obligatoires, les exclusions et les transformations autorisées. Décidez ce qui se passe si une donnée manque ou si une connexion échoue. Désignez la personne qui valide les anomalies et gardez un moyen de reprendre le traitement.
6. Testez sur une campagne avant d’étendre
Convenez d’un résultat attendu et d’une période d’observation. Comparez la préparation, les contrôles et les erreurs avant et après le test. Documentez le fonctionnement pour que l’équipe puisse l’utiliser et en suivre les évolutions.